Bien choisir votre carte bancaire professionnelle

La bonne gestion des dépenses des collaborateurs est un enjeu fondamental pour le bien-être financier des entreprises. Pour y arriver, la plupart des sociétés actuelles utilisent des cartes bancaires professionnelles. Les avantages d’utiliser des moyens de paiement contrôlables en entreprise sont multiples. Dans cet article, découvrez les avantages d’opter pour une carte bancaire professionnelle ainsi qu’un guide pratique pour bien choisir la carte utilisée par vos collaborateurs.

Pourquoi avoir une carte bancaire professionnelle ?

Les avantages d'une carte bancaire professionnelle C2A

Vous craignez de laisser tomber les notes de frais pour passer à l’utilisation d’une carte bancaire professionnelle ? C’est normal ! Certaines habitudes de professionnels ont la peau dure. Pourtant, le passage à la carte bancaire professionnelle possède trois avantages majeurs.

Tout d’abord, attribuer une carte bancaire professionnelle à vos collaborateurs leur permet de gagner en autonomie. En étant plus indépendants, ceux-ci gagnent en agilité et limitent le temps passé à remplir des notes de frais. Ils sont donc plus productifs.

De plus, contrairement à ce que l’on pourrait penser, le passage à une carte bancaire professionnelle améliore le suivi de la part de l’employeur. Grâce aux nombreuses options de gestion de la carte, il est possible de déterminer quelles sont les dépenses utiles en amont. Les dépenses des salariés n’en sont que plus pertinentes !

Enfin, la comptabilité est grandement simplifiée grâce à une CB pro. La gestion comptable est plus rapide pour les employeurs. Les dépenses professionnelles et personnelles sont clairement séparées pour les auto-entrepreneurs.

 Les différences entre une carte bancaire professionnelle et une carte personnelle

La principale différence entre une carte bancaire professionnelle et une carte personnelle est la possibilité de séparer la gestion de la carte de son utilisation. En effet, avec une carte professionnelle, l’employeur peut configurer quelle utilisation sera faite de la CB par le collaborateur.

Ainsi, l'employeur peut décider :

• du plafond à ne pas dépasser,
• des limites de paiements quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles,
• des secteurs dans lesquels les dépenses peuvent être réalisées (carburant, fournitures, alimentation, etc.),
• des endroits précis dans lesquels la carte peut être utilisée.

Les critères pour choisir votre carte bancaire professionnelle

Les frais bancaires liés à la carte professionnelle

Les différents types de banques (traditionnelles, en ligne, fintech, néobanques) proposent des frais variables quant à l’utilisation de la carte bancaire professionnelle. Les principaux frais auxquels vous devez prêter attention sont :

• le coût mensuel de la carte,
• les frais de retraits en DAB,
• les frais de paiements,
• la commission en cas de retrait ou de paiement à l’étranger.

Bien entendu, choisissez les conditions qui bénéficient le plus à votre entreprise en fonction de l’utilisation faite de chaque carte bancaire.

Les services inclus avec la carte bancaire professionnelle

Voici les services que vous devez contrôler lors de la souscription d’une carte bancaire professionnelle :

• le suivi des dépenses en direct par l’employeur,
• la possibilité de déterminer quels achats peuvent être effectués par chaque collaborateur,
• la gestion des plafonds,
• la disponibilité du service client,
• l’accès à certaines réductions.

Les limites de paiement et de retrait

Ces limites dépendent généralement du type d’entreprise que vous possédez, du type de carte et de l’organisme qui vous fournit la CB. Afin de déterminer les limites de paiement et de retrait raisonnables dans votre situation, calculez le budget des dépenses réalisées par vos employés.

En général, les limites de retrait sont calculées sur 7 jours et les limites de paiement sur 30 jours. Un calcul précis de vos besoins en liquide à la semaine et en paiements au mois vous permettra d’estimer les limites dont vos collaborateurs ont besoin.

Les assurances et garanties incluses avec la carte professionnelle

Toutes les offres de carte bancaire professionnelle incluent des assurances et des garanties. Les offres basiques possèdent toutes des assurances en cas de vol et une assurance pour les achats réalisés avec la carte. Avec les offres haut de gamme, vous pouvez obtenir des assurances voyage pour vos collaborateurs qui se déplacent à l’étranger ou une assistance pour les véhicules de location ou la flotte de l’entreprise.

Les types de cartes bancaires professionnelles

Les cartes bancaires pour les petites entreprises

Pour les petites entreprises, vous avez le choix entre plusieurs    solutions :

• les cartes bancaires classiques pour une gestion en toute confiance par vos collaborateurs,
• les cartes professionnelles standards 100 % paramétrables par l’employeur,
• les cartes professionnelles prépayées afin de contrôler votre budget de près,
• les cartes carburants pour un accès exclusif aux stations services,
• les cartes multi-services adaptables aux besoins de votre entreprise.

Les cartes bancaires pour les grandes entreprises

Dans les grandes entreprises, il est nécessaire d’avoir plusieurs cartes bancaires professionnelles. À ce niveau, les cartes bancaires classiques sont exclues. Chaque collaborateur doit avoir accès à la carte bancaire professionnelle dont il a besoin en fonction de son secteur de dépenses.

Les trois principaux types de carte bancaire pro pour les grandes entreprises sont :

• Carte pétrolière : chaque collaborateur peut uniquement régler les frais de carburant du véhicule professionnel ou personnel qu’il utilise.
• Carte multi-services : les domaines d’utilisation de la carte d’entreprise sont limités et définis en amont par l’employeur.
• Carte sur mesure : la carte est 100 % paramétrable par l’employeur. Il peut décider d’ouvrir certains secteurs de dépenses ou de les limiter en fonction des besoins du collaborateur ou de la situation.

Les cartes bancaires pour les professions libérales

Les cartes bancaires pour les professions libérales sont souvent les mêmes que celles des petites entreprises. Certains auto-entrepreneurs dans le domaine libéral choisissent d’utiliser une carte bancaire classique. Cependant, l’accès à une carte professionnelle personnalisée est recommandé afin de faciliter la gestion des dépenses en carburant ou en fournitures des collaborateurs.

Pourquoi choisir les cartes professionnelles C2A

Les cartes multi-services C2A sont les seules à ne pas exiger de caution financière pour les dépenses en carburant. Ainsi, elles s’adressent aussi bien aux grandes entreprises qu’aux PME ou aux auto-entrepreneurs. En effet, quel que soit votre budget, vous pouvez accéder à une carte avantageuse et pas chère acceptée dans 100 % des stations en Europe.

Les cartes professionnelles C2A ne sont pas de simples cartes carburant. Ce sont des cartes multi-services qui vous donnent également accès à :

• des remises et avantages exclusifs (jusqu’à 12 % sur le coût du carburant),
• la récupération de la TVA et des taxes gazole,
• des outils de gestion de flotte personnalisés (contrôle à distance des dépenses, accès aux rapports et factures 24/7, etc.),
• la possibilité de payer, réserver et accéder à des tarifs pour les péages, stationnements, ferrys ou repas,
• des assistances et assurances pour toutes pannes, urgences médicales ou utilisations frauduleuses de la carte, etc.

Comment obtenir une carte bancaire professionnelle C2A ?

 Les documents nécessaires pour obtenir une carte C2A

Pour obtenir une carte bancaire professionnelle C2A, vous devez présenter les documents suivants :

• justificatif d’identité (carte d’identité, passeport),
• justificatif de domicile ou d’adresse de l’entreprise (facture, bail de location, etc.),
• extrait de Kbis de moins de 3 mois,
• justificatif du statut juridique pour la société,
• le dernier avis d'imposition ou le bilan comptable de l’année écoulée

Les démarches pour obtenir une carte bancaire professionnelle C2A

Pour obtenir une carte bancaire professionnelle C2A, remplissez une demande en ligne afin d'être rappelé par un conseiller. Celui-ci vous proposera alors une carte et un devis adapté à votre situation. Si vous acceptez notre proposition, il ne vous reste plus qu'à confirmer la demande. Soumettez ensuite les documents requis, une approbation de votre demande vous sera renvoyée dans les meilleurs délais. Vous recevrez rapidement et directement vos cartes professionnelles C2A.

Les garanties d'une carte bancaire professionnelle

Avec une carte bancaire professionnelle C2A, vous avez accès aux garanties suivantes :

• assurance en cas de perte ou de vol de la carte,
• assistance en cas de problème lors de voyages professionnels,
• protection contre la fraude et les transactions non autorisées,
• assurance responsabilité civile professionnelle,
• assurance annulation de voyage et assurance retard de vol,
• assurance automobile de location
• assistance en cas de panne 24/7.

Comment utiliser votre carte bancaire professionnelle C2A ?

Les bonnes pratiques pour utiliser votre carte bancaire professionnelle

Vous craignez de confier une carte bancaire pro C2A à vos collaborateurs ? Veillez à ce qu’ils gardent la carte en sécurité et qu’ils ne la laissent pas sans surveillance. Grâce à nos outils, contrôlez chaque semaine ou en temps réel les dépenses réalisées ou optez pour la confirmation à distance afin de réaliser un suivi de chaque carte.

Vous détecterez ainsi rapidement toute activité suspecte ! Veillez à ce que vos collaborateurs ne partagent pas les informations de carte bancaire avec des tiers.

Les précautions à prendre pour éviter les fraudes à la carte bancaire professionnelle

Afin d’éviter les fraudes sur les cartes professionnelles C2A, suivez ces quelques conseils :

• Ne donnez jamais les informations de carte bancaire par téléphone ou par e-mail, même à des sources de confiance.
• Utilisez des sites sécurisés pour effectuer des achats en ligne.
• Utilisez si possible une carte bancaire virtuelle pour les achats en ligne.
• Signalez immédiatement toute activité suspecte à votre banque.

Suivez nos conseils, restez vigilants et choisissez nos cartes professionnelles C2A pour optimiser au maximum les ressources de votre entreprise. Êtes-vous prêt à franchir le pas ?