La hausse des prix des carburants impacte lourdement le budget des entreprises, notamment dans le secteur du transport. Entre 2016 et 2022, le prix du gazole a pratiquement doublé. Brent à la hausse, euro faible, crise ukrainienne, inflation…les raisons de cette hausse des prix sont multiples et la tendance n’est pas prête de s’inverser.
Dans ce contexte, il devient prioritaire de maîtriser les frais de déplacement et d’optimiser la gestion des comptes. Nous vous donnons les clés pour vous aider à mieux gérer votre comptabilité carburant et améliorer les performances financières de votre entreprise.
Pourquoi gérer sa comptabilité carburant ?
Comptabiliser les dépenses de carburant, c’est avant tout se donner les moyens de mieux connaître les données de consommation pour faire des économies et réduire les risques liés à une mauvaise gestion.
Comptabiliser : la base pour économiser
Vos véhicules sont-ils réellement utilisés pour des déplacements professionnels ? Quels sont les véhicules les moins efficaces de votre flotte ? Vos salariés ont-ils un style de conduite souple ?
Pour y voir plus clair, vous devez comptabiliser le nombre de kilomètres parcourus par chaque véhicule, la consommation, le prix d’achat du carburant ou encore la fréquence d’achat de carburant.
Connaître les réponses à ses questions permet de prendre les bonnes décisions pour faire des économies. Et comme le dit l’adage, “les petits ruisseaux font les grandes rivières”.
Réaliser des économies sur vos dépenses carburant passe par une accumulation de petites mesures de bon sens. Mais pour cela, encore faut-il connaître les données du problème.
Comptabiliser pour réduire les risques
Une mauvaise gestion comptable des frais professionnels liés aux déplacements peut entraîner des risques financiers et opérationnels significatifs pour l’entreprise :
- Fraude : malheureusement, tous les salariés ne sont pas exemplaires. Si certains d’entre eux utilisent leur carte carburant pour leur propre usage ou revendre le carburant à un tiers, vous devez le savoir. Or, la fraude est difficile à détecter si la comptabilité n'est pas correctement suivie.
- Erreur de facturation : “l’erreur est humaine, mais persévérer dans son erreur est diabolique”. Pour éviter les factures erronées, des doubles facturations ou encore des “transactions manquantes”, rien de tel qu’un suivi comptable rigoureux.
- Pertes financières : si les transactions ne sont pas correctement enregistrées, vous vous exposez à des dépenses inutiles ou des factures non payées. Mis bout-à-bout, ces pertes peuvent coûter très cher.
- Non-conformité réglementaire : la comptabilité carburant peut s’avérer complexe et vous exposer à des erreurs de déclaration de TVA, de déclarations fiscales et de rapports de conformité. En cas de contrôle fiscal, une bonne gestion comptable de votre carte carburant d’entreprise vous apportera de la sérénité.
Comment gérer sa comptabilité carburant ?
Maintenant que vous avez les idées claires sur la nécessité d’optimiser la gestion de votre comptabilité carburant, vous souhaitez savoir comment faire. Nous vous présentons les différentes méthodes de gestion, les erreurs à éviter et les logiciels pour vous faciliter la tâche.
Les différentes méthodes de gestion de la comptabilité carburant
Pour faire simple, il existe 3 méthodes de gestion, que nous classons de la plus rudimentaire à la plus sophistiquée :
- La gestion manuelle : cela consiste à tenir un registre de toutes les transactions de carburant (quantités, coûts, dates d'achat). Cette méthode est simple mais est propice aux erreurs humaines et inadaptée pour les entreprises réalisant un grand nombre de transactions.
- La gestion informatisée : à l’aide d'un tableur voire d’un logiciel de comptabilité carburant, vous pouvez enregistrer les transactions. Vous bénéficiez ainsi de rapports de suivi de la consommation de carburant. Cette méthode est plus précise et plus efficace que la gestion manuelle, mais elle reste basique.
- La gestion automatisée : certaines solutions de cartes carburant intègrent des fonctionnalités de gestion automatisée de la comptabilité. Les transactions sont enregistrées automatiquement et les rapports de suivi de la consommation de carburant sont générés en temps réel. Cette méthode est la plus efficace et la plus précise.
- La gestion externalisée : vous pouvez confier votre comptabilité carburant à un prestataire de services spécialisé. Cette méthode plus coûteuse concerne surtout les grandes entreprises effectuant des opérations internationales.
Les erreurs à éviter dans la gestion de la comptabilité carburant
Quelle que soit la méthode de gestion choisie, vous devez veiller à éviter certaines erreurs dans la gestion de votre comptabilité carburant:
- Ne pas avoir de politique de gestion de la carte carburant : définir les règles et les procédures pour l'utilisation d’une carte carburant est indispensable. Vous devez prévoir toutes les situations : optimiser les itinéraires, orienter les collaborateurs vers les stations faisant partie du réseau de partenaires, organiser le remboursement des frais et les contrôles de sécurité, etc.
- Ne pas suivre la facturation de manière régulière : la comptabilité carburant doit être mise à jour régulièrement pour s'assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées, et pour éviter les erreurs et les fraudes.
- Ne pas croiser les relevés bancaires et la comptabilité carburant : pour détecter les erreurs et les transactions non autorisées, ainsi que pour s'assurer que toutes les transactions sont enregistrées, il est essentiel de renforcer le processus de facturation en croisant les données.
- Ne pas surveiller la consommation de carburant : c’est une donnée fondamentale de l’équation : assurez-vous que votre consommation est conforme à vos besoins et qu'il n'y a pas de gaspillage ou d'utilisation frauduleuse.
- Ne pas mettre en place de contrôles internes adéquats : les contrôles internes sont essentiels pour prévenir les fraudes et les erreurs. Mettez en place des procédures de sécurité, telles que l'utilisation de codes d'identification personnelle (PIN), l'utilisation de cartes restreintes et la surveillance régulière des transactions.
Les logiciels pour faciliter la gestion de la comptabilité carburant
Il existe sur le marché de nombreux logiciels pour optimiser vos coûts de gestion liés à votre flotte de véhicules. Voici les principaux critères à évaluer pour faire le bon choix :
Fonctionnalités
Les fonctionnalités peuvent être très étendues sur certains logiciels. En plus de la gestion de la consommation carburant, vous pourriez avoir besoin de :
- La gestion des actifs en temps réel
- La maintenance de flotte
- La gestion d’atelier
- La gestion d’inventaire
- La gestion des conducteurs et le suivi de leur comportement routier
- L’optimisation des tournées, etc.
De plus, certains logiciels sont conçus spécialement pour répondre à des besoins sectoriels (par exemple, pour les entreprises du transport et de la logistique).
Dimensionnement
Certains logiciels sont adaptés à de petites flottes de véhicules, tandis que d’autres ne sont pertinents qu’à partir d’un nombre plus élevé. Ce qui est valable pour une entreprise ne l’est pas forcément pour une autre.
Modalités de paiement
La plupart du temps, ces services sont facturés de manière annuelle en fonction du nombre de véhicules gérés. Mais il existe aussi des offres tarifaires sur mesure qui peuvent s’avérer plus rentables.
Les étapes pour une comptabilité carburant simple
Pour vous aider à réduire vos dépenses en carburant, nous vous proposons un plan en 4 étapes, de l’analyse jusqu’à la prise de décisions.
Étape 1 : Collecte des données de consommation
Chaque véhicule de votre flotte émet des données précises que vous pouvez collecter (notamment grâce au tracking GPS) pour estimer votre consommation totale de carburant et agir sur les bons leviers pour la réduire.
Les principales données à collecter sont :
- Le temps de trajet
- Le nombre de kilomètres parcours
- Les itinéraires empruntés
- La vitesse moyenne de chaque conducteur
- La consommation moyenne de chaque véhicule
- La fréquences des pannes et de la maintenance
Étape 2 : Vérification des données de consommation
Vos factures constituent une source d’informations précieuses pour analyser vos données de consommation. Commencez par les vérifier : vous vous assurerez ainsi qu’elles ne comportent pas d’erreurs, et vous connaîtrez la consommation moyenne de votre flotte ainsi que le coût moyen par litre.
Si vous estimez que vous payez trop cher, vous pouvez demander à renégocier vos tarifs, voire changer de fournisseur. Sachez que certains réseaux de pétroliers vous permettent de bénéficier de remises : pour les entreprises de transport, grandes consommatrices de carburant, ce point peut générer des économies substantielles.
Étape 3 : Saisie des données de consommation dans un outil de gestion de la comptabilité carburant
Nous l’avons vu précédemment, un suivi comptable rigoureux de votre consommation de carburant est essentiel. Vous avez tout intérêt à équiper votre comptabilité d’un outil de gestion adapté à vos besoins : c’est la clé pour simplifier et affiner votre comptabilité carburant.
Étape 4 : Analyse des données de consommation et prise de décisions
La finalité de votre démarche est de réduire vos dépenses. Et pour ce faire, il faut prendre les décisions qui s’imposent : optimiser les itinéraires de vos tournées, limiter la vitesse sur autoroute, traquer les fraudes, encourager vos salariés à adopter une conduite souple, réviser les règles de maintenance, etc.
Même si vous ne pouvez réduire votre consommation de carburant, il existe des mesures pour réduire vos dépenses, notamment en choisissant une carte carburant qui répond à vos besoins et vous donne accès à un réseau de distributeurs qui vous soutiennent dans votre activité.
Plug carte C2A : https://www.c2a-card.com/fr/reseau-europeen-station-essence
