La fraude en entreprise, un fléau aux multiples visages, représente une menace sérieuse tant pour les finances que pour la réputation d’une société. Chaque année, elle entraîne des pertes significatives, pouvant représenter jusqu'à 5 % du chiffre d'affaires des entreprises.
Ce phénomène, qui touche toutes les structures, des grandes entreprises aux PME, s’intensifie particulièrement dans les secteurs dans lesquels les actifs sont mobiles. C’est notamment le cas des entreprises qui disposent d’une flotte de véhicules.
Quels sont les principaux types de fraudes en entreprise de transport ? Fraude au carburant, aux notes de frais, à l’usage du véhicule de société ou à l’assurance : C2A fait le point et surtout, vous donne les moyens de vous y soustraire.
Fraude à la carte de carburant
Vous le savez, dans les secteurs d’activité liés aux transports, l’utilisation d’une carte de carburant est incontournable. Ce mode de paiement pratique permet à vos chauffeurs de faire le plein partout, à condition que vous choisissiez une carte multi-pays et multi-enseignes.
Mais aussi et avant tout, que la carte de paiement dont vous vous servez soit parfaitement contrôlée. À défaut, elle peut devenir une source de fraude.
Comment ? Le risque de fraudes à cet égard est que l’employé abuse de cette carte à des fins personnelles. L’opération frauduleuse peut consister à fournir du carburant à des tiers ou partager la carte avec d’autres collaborateurs.
Par exemple, un conducteur peut acheter du carburant pour un véhicule personnel ou faire le plein à des moments où il n'est pas en mission. Cette malversation représente un type de fraude fréquent, avec des conséquences directes sur les finances de l’entreprise.
Autre cas de figure le plus couramment utilisé : l doublon de carte. En l’occurrence, l’escroquerie consiste à retranscrire la bande magnétique de la carte d’origine pour en créer une autre.
Fraude aux notes de frais
Parmi les fraudes internes les plus fréquentes, on relève celles qui se rapportent aux notes de frais. Voilà comment cela se déroule.
Un employé mal intentionné soumet de fausses factures ou exagère les montants dépensés pour obtenir un remboursement supérieur à ce qui est dû. Dans le cadre précis d’une flotte de véhicules, les quatre types de fraudes les plus courants sont :
- la soumission de faux frais d’entretien,
- la falsification de reçus pour des réparations qui n’ont jamais eu lieu,
- la réclamation de dépenses non liées à l’activité professionnelle,
- la présentation de factures d’hôtels ou de repas surévaluées.
Il est souvent difficile pour un service comptabilité de détecter telle ou telle activité suspecte. Qui plus est dans un environnement professionnel qui est spécifiquement axé sur le transport. À moins d’adopter une gestion stricte des dépenses et de procéder à des vérifications régulières.
Fraude à l’usage du véhicule de société
Votre flotte professionnelle est le nerf de la guerre de votre activité de transport. On pourrait croire qu’il est facile d’en limiter et d’en surveiller l’utilisation, mais la réalité démontre le contraire. Ce type de fraude concerne l’usage abusif du véhicule de société.
Cela se manifeste lorsque les employés utilisent le véhicule pour des déplacements personnels ou non autorisés. Cette pratique, fréquemment banalisée, est pourtant un détournement d'actifs caractérisé.
Elle entraîne évidemment des coûts supplémentaires en carburant et en entretien. Pire encore, elle augmente les risques pour l’entreprise en cas d’accident ou d'incident lors de ces trajets non professionnels.
Quelles mesures concrètes mettre en place pour lutter contre ce type de tentative de fraude ? L’une des solutions les plus efficaces consiste à mettre en place des systèmes de suivi par GPS pour surveiller l’utilisation des véhicules.
En complément de ces dispositifs, il convient de procéder à des audits réguliers. Il faut aussi établir des politiques strictes relatives à l’usage des véhicules en dehors des heures de travail, tout en veillant à la protection des données et des informations personnelles.
Fraude à l’assurance
Parmi les principales fraudes en entreprise de transport, on note enfin la fraude à l’assurance. Dans ce scénario, un employé ou un tiers collabore avec des parties extérieures pour soumettre des réclamations frauduleuses à l’assurance de l’entreprise.
Les exemples courants de ces risques de fraude sont au nombre de quatre :
- la fausse déclaration de dommages sur le véhicule,
- l’exagération des dégâts,
- une collusion entre l’employé et un garagiste pour gonfler les réparations,
- ou la soumission de réclamations multiples pour un même incident.
Cette forme de fraude peut entraîner une augmentation des primes d’assurance et des risques juridiques pour l’entreprise. En outre, ces pratiques peuvent nuire à la relation entre l’entreprise et ses partenaires d’assurance, ce qui pourrait compliquer la gestion future des contrats.
Les mesures de protection en la matière reposent sur trois points : des audits réguliers des dossiers de sinistres, une analyse poussée des réclamations et une meilleure surveillance des sinistres signalés, en particulier ceux qui impliquent des dommages matériels.
Mesures de prévention et de détection des fraudes
Entrons dans les détails des mesures concrètes et proactives que vous pouvez adopter pour protéger votre entreprise contre ces risques de fraude.
Suivi des véhicules en temps réel
On l’a évoqué ci-dessus, l’installation de systèmes de géolocalisation sur les véhicules permet de surveiller les trajets et d’identifier toute utilisation abusive. Cela aide également à détecter rapidement une activité suspecte.
Mais nous vous recommandons expressément de respecter le cadre juridique relatif, notamment pour protéger les informations confidentielles de vos employés.
Audits réguliers
Réalisez périodiquement des audits relatifs à l’usage des véhicules, aux notes de frais et aux dépenses en carburant. Notre conseil est de le faire de manière aléatoire pour maximiser leur efficacité. Cela permet d’identifier les irrégularités avant qu’elles ne prennent de l'ampleur.
Formation et sensibilisation des employés
Prévenir valant mieux que guérir, cela concerne aussi la communication vis-à-vis des employés. Prenez soin de former vos collaborateurs quant aux risques de fraude internes et externes.
Veillez aussi à les informer des sanctions encourues dans de telles situations. Cela est par ailleurs utile pour créer une culture d’entreprise basée sur l’éthique et la transparence.
Adoption d’une solution anti-fraude
Utilisez la solution C2A pour réduire les risques de fraude. Semblable à une carte bancaire à puce sécurisée dans son fonctionnement, la carte C2A évite que vos conducteurs se déplacent avec du cash. Mieux que les cartes bancaires, vous disposez de toutes les fonctionnalités suivantes :
- un accès en ligne en temps réel de l’ensemble des transactions effectuées avec la carte,
- la restriction d’utilisation de la carte quant aux plafonds de dépenses, aux plages horaires d’utilisation et au périmètre géographique autorisé,
- la gestion des refus de paiement en temps réel et la possibilité de modifier les informations de la carte en ligne avec prise en compte immédiate,
- une assurance personnelle pour chaque porteur de la carte C2A contre les risques de vol, de fraude ou les problèmes de santé. Elle est complétée par une assistance individuelle.
Le tout sans aucun frais supplémentaire, pour une couverture de 11 000 euros par bénéficiaire.
Sachant que la fraude en entreprise, et plus particulièrement dans la gestion des flottes de véhicules, peut avoir un impact désastreux si elle n’est pas correctement gérée, agissez sans tarder !
Prenez contact avec un expert C2A dès à présent pour étudier les solutions de prévention sur mesure afin de sécuriser vos actifs contre les fraudes potentielles.
