Frais d’essence : remboursement simplifié par l’employeur avec C2A

La hausse régulière des prix de l’essence fait peur à de nombreux employeurs et collaborateurs. La gestion des remboursements de frais d’essence est donc une question épineuse qui mérite que l’on s’y attarde. Est-il obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais d’essence ? Comment optimiser les remboursements ? Découvrez la réponse à toutes ces questions au sein de cet article !

Comment définir les frais d'essence ?

La différence entre indemnités kilométriques et frais d'essence

Les frais d’essence correspondent aux dépenses en carburant réalisées par un employé afin d’effectuer des déplacements professionnels. En général, on distingue deux types de frais d’essence :

• les frais liés aux déplacements de l’employé pour se rendre jusqu’à son lieu de travail
• les dépenses liées aux déplacements professionnels exigés par l’activité du collaborateur au sein de l’entreprise

Le remboursement des frais d’essence est différent de celui proposé par les indemnités kilométriques. En ce qui concerne les frais d’essence classique, la distance parcourue par le salarié importe peu. Les dépenses liées à l’utilisation des transports en commun ou d’autres moyens de transports ne sont pas non plus prises en compte.

Par contre, toutes ces dépenses inhérentes aux déplacements des employés sont intégrées lorsque le remboursement est calculé sur la base d’une indemnité kilométrique. Dans ce cadre, l’employeur rembourse le collaborateur en fonction de la distance parcourue, proportionnellement au barème décidé en amont, quel que soit le moyen de transport utilisé.

Le remboursement des frais d'essence par l'employeur est-il obligatoire ?

Non, le remboursement des frais d’essence par l’employeur n’est pas obligatoire. Dans le cadre des trajets personnels effectués par les employés pour se rendre sur leur lieu de travail, le remboursement des frais de carburant n'est pas obligatoire. Par contre, l’employeur a l’obligation de rembourser les frais engagés par l’employé pour se rendre sur son lieu de travail si celui-ci utilise les transports en commun. Dans ce cas, l’employeur doit payer 50 % du tarif de l’abonnement aux transports en commun.

Depuis 2023, il existe quelques exceptions rendant obligatoire le remboursement des frais d’essence personnels (trajet jusqu’à l’entreprise) :

• si l’employé travaille sur des horaires durant lesquels le trajet n’est pas desservi par les transports publics,
• si le collaborateur vit en zone rurale non desservie par les transports en commun,
• si l’employé vit en dehors de l’Île-de-France, mais que son entreprise y est située.

Les avantages de la carte C2A pour les employés

Comment savoir si vous êtes éligible au remboursement des frais d'essence ?

Pour les employés, il est possible de se référer au code du travail pour savoir si vous êtes éligible au remboursement des frais d’essence par votre employeur. Si votre utilisation du véhicule personnel résulte de convenances personnelles alors que vous avez la possibilité d’utiliser les transports en commun, alors vous n’êtes pas éligible aux remboursements des frais d’essence par l’employeur.

Si vous êtes situé en dehors du périmètre des transports urbains ou d'une ville ou métropole ou que vos horaires ne vous permettent pas d’utiliser les transports publics, alors vous êtes certainement éligible au remboursement des frais d’essence. Dans ce cas, vous devez effectuer une demande auprès de votre employeur pour bénéficier de ce remboursement.

Avec les cartes C2A, le remboursement des frais d’essence par l’employeur est plus facile. L’employé dispose d’une carte de paiement paramétrable lui permettant d’effectuer le plein de son véhicule selon les conditions fixées par l’employeur ou l’entreprise. De son côté, l’employeur peut gérer le remboursement des frais d’essence, les notes de frais et les dépenses grâce aux cartes C2A paramétrables et au compte MyC2A.

Calculez facilement votre droit au remboursement

Le montant du remboursement des frais de carburant par l’entreprise est décidé par un accord collectif ou un accord unilatéral de l’employeur. Ce remboursement peut se réaliser de différentes formes :

• le versement d’une “prime de transport ou de carburant”
• l’utilisation d’une carte carburant fournie par l’entreprise,
• la prise en charge d’une indemnité kilométrique par l’employeur.

Le calcul du montant de vos droits au remboursement dépend donc généralement de la distance parcourue ou de la quantité de carburant nécessaire pour réaliser les trajets entre le domicile et le lieu de travail.

Si le remboursement des frais de carburant par la société est versé sous forme de prime de transport ou de carburant, l’employeur doit pouvoir justifier du respect des conditions de prise en charge par le salarié et présenter une copie du certificat d’immatriculation du véhicule. C’est pourquoi, beaucoup d’employeurs trouvent plus avantageux d’utiliser une carte carburant qu’ils fournissent à leurs employés plutôt que de passer par le protocole de remboursement avec la réalisation de notes de frais et le versement d’une prime.

Le remboursement des frais d’essence par l’entreprise est dispensé de cotisations sociales dans la limite de :

• 400 € par employé pour les frais d’essence (avril 2024),
• 700 € par employé pour les frais de recharge d’un véhicule électrique ou hybride (avril 2024).

Comment limiter les dépenses de frais d'essence en tant qu'employeur

La nécessité d'un logiciel de gestion de notes de frais

Les notes de frais des employés qui utilisent du carburant dans le cadre de leur activité professionnelle vous donnent trop de travail ? Vous manquez de temps pour la gestion administrative de ce genre de tâche ? Passez à un mode de gestion pratique et efficace grâce aux cartes C2A !

Saviez-vous que dans certaines entreprises, la mauvaise gestion des notes de frais par les employeurs donne lieu à des pertes de 300 € par mois et par employé ? Heureusement, avec la carte C2A, vous pouvez réaliser des économies sur les dépenses de carburant réalisées par vos collaborateurs tout en réduisant le temps de gestion des notes de frais par deux.

Avec les cartes C2A, vous avez accès à un compte MyC2A qui vous permet :

• de suivre en ligne toutes les dépenses réalisées par vos employés,

• d’analyser et d’optimiser la consommation de carburant de chaque véhicule de société,

• de digitaliser les reçus en quelques clics,

• d’exporter les dépenses, factures et notes de frais vers votre logiciel comptable en quelques secondes

La récupération de la taxe gazole et de la TVA

Vous êtes à la tête d’une entreprise de transports de marchandises ou de passagers ? Vous avez une flotte de véhicules utilisée par vos collaborateurs dans le cadre des activités de l’entreprise ? Pour les transporteurs, l’amélioration de la trésorerie passe aussi par la récupération de la taxe gazole et de la TVA.

La récupération de la taxe gazole est possible si :

• votre entreprise de transport est basée dans l’un des 27 pays de l’Union européenne,
• vous utilisez des camions de 7,5 tonnes ou plus ou des bus de plus de 10 places,
• vous avez l’habitude de prendre du carburant dans l’un des 8 pays suivants : France, Italie, Espagne, Portugal, Pologne, Slovaquie, Bulgarie ou Roumanie.

La récupération de la TVA est possible dans des conditions similaires. Si vous effectuez vos dépenses en Europe et que vous ne voulez plus attendre des mois pour obtenir un remboursement, confiez-nous vos factures. Grâce à nos experts, obtenez le remboursement de la TVA sous 10 jours au lieu de 8 mois et obtenez 10 fois plus de chances d’obtenir le remboursement de la taxe gazole.

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