15% des salariés avouent avoir déjà triché lors du remboursement de leurs notes de frais (selon un sondage réalisé en 2014*). De plus, la fraude aux notes de frais serait plus fréquente dans les TPE et PME que dans les grands groupes, comme le constate une autre enquête réalisée en 2016**. Le manque d’outils et de politiques de gestion des frais expliqueraient cette situation.
Mais en quoi consiste la fraude ? Quelles sont ses conséquences ? Et comment remédier à ce problème ?
Les types de fraudes aux notes de frais
Il faut avouer que les fraudeurs ne manquent pas d’idées. Précisons au passage que tout le monde fraude, les employés comme les cadres ! D’une manière générale, les fraudeurs ont tous un point commun : ils voyagent beaucoup. Voici quelques fraudes qui méritent la vigilance des entreprises.
- Dépenses effectuées pendant le week-end
- Arnaques aux indemnités kilométriques
- Fausses factures de taxi (en particulier dans les pays où les chauffeurs ne remplissent pas les fiches qu’ils remettent à leurs clients, comme la Grande-Bretagne et les Etats-Unis).
- Fausses factures de restaurant
- Articles achetés sur le compte pro pour usage perso
- Extras dans les hôtels
- Déjeuner « professionnel » avec un ami
- Factures antidatées
- Chasse aux tickets de caisse pour gonfler ses dépenses
La fraude aux notes de frais mérite-t-elle un licenciement ?
Globalement, la fraude porterait sur de petites sommes comprises entre 10 et 50 €. Cette moyenne est la même dans tous les pays d’Europe. Mais même s’il s’agit de petites sommes, elles sont récurrentes et grèvent lentement le budget de l’entreprise. Par ailleurs, elles brisent la confiance entre employeur et employé. Bien sûr, chaque situation est traitée au cas par cas et l’issue peut différer selon la gravité de la faute ou sa récurrence. Cela dit, la fraude aux notes de frais est considérée comme une faute grave qui peut justifier un licenciement, même si le montant n’est pas spectaculaire. Avant d’en arriver au licenciement, il y a généralement un blocage des remboursements et un avertissement verbal ou formel.
De la fraude aux notes de frais à la fraude fiscale
De l’un à l’autre il n’y a qu’un pas ! On triche en général pour :
- se dédommager des dysfonctionnements dans le processus de remboursement des frais
- compenser le temps passé à déclarer fastidieusement ses notes de frais (avec des outils désuets)
- se libérer d’un sentiment de frustration si on estime manquer de gratification (financière, statutaire ou symbolique).
Mais la fraude peut aussi venir de l’employeur. Il arrive que les remboursements de frais dissimulent des compléments de salaire où des primes (non taxés). C’est alors de la fraude fiscale.
Stratégie de prévention de la fraude aux notes de frais
Pour éviter la fraude, l’entreprise peut mettre en place certaines mesures : procédures relatives au remboursement des frais ou plafonds pour responsabiliser le salarié. Et bien entendu, la direction doit donner le bon exemple en évitant d’afficher des excès. Mais l’entreprise peut aussi choisir de changer son système. Il existe de nombreuses solutions pour bien gérer les notes de frais. Par exemple, choisir une carte intelligente qui permet de centraliser toutes les dépenses professionnelles à travers un compte paramétré avec suivi en temps réel. Contrôle oblige, les cartes C2A peuvent être bridées par type de dépense suivant la volonté de l’entreprise. L’entreprise fait l’avance des frais, facilitant ainsi la vie de ses collaborateurs en mobilité, comme de son comptable.
En bref, un système bien pensé permet de compenser certaines défaillances humaines, comme la tentation de la fraude, mais il permet aussi de faciliter la vie des salariés mobiles, ce qui a des conséquences positives sur leur loyauté et leur engagement.
*Source : KDS, un éditeur de logiciels de gestion de notes de frais
**Captio, rapport « Coût de la fraude interne dans la gestion des frais des entreprises européennes », 2016
