Généralisation de la facture électronique et mentions obligatoires : tout savoir

Obligatoire dans les marchés publics depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique va progressivement s’étendre à toutes les entreprises. Initialement prévue pour juillet 2024, l’entrée en vigueur de cette réforme a été reportée à une date qui sera définie par la loi de finances 2024. La raison de ce report est simple : “donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie”. 

Même si ce report est bienvenu pour les 4 millions d’entreprises françaises concernées par la réforme, celles-ci n’ont pas de temps à perdre. En effet, 30 % des TPE et PME ne sont toujours pas équipées de logiciels de facturation. Pour réussir leur transition vers la facture électronique, il est indispensable de se saisir du sujet et de s’équiper des bons outils. On fait le point pour vous aider à faire de cette réforme une opportunité de transformation numérique pour votre entreprise. 

Les contours de la réforme 

Entérinée par la loi de finances rectificative pour 2022 (article 26), la réforme de la facturation électronique concerne les échanges entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Cette réforme poursuit plusieurs objectifs : 

• Lutter contre la fraude à la TVA
• Améliorer la connaissance de l'activité des entreprises
• Améliorer la compétitivité des entreprises 
• Simplifier les obligations déclaratives de TVA 

Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 est venu préciser les modalités d’application de la réforme, qui prévoit non seulement la généralisation de la facture électronique mais aussi de nouvelles mentions obligatoires ainsi que des mécanismes de transmission des données de transaction à l’administration fiscale. 

La facture électronique (e-invoicing) 

Une facture électronique (e-invoicing) est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée “selon des normes de facturation électronique définies par arrêté du ministre chargé du budget” (article 289 bis du Code général des impôts). Autrement dit, une facture au format PDF ne répond pas aux exigences de la réforme. Elle doit nécessairement comporter un socle minimum de données sous une forme structurée. 

Pour ce qui est du champ d’application, la réforme concerne toutes les opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA, et qui concernent le territoire national.

De nouvelles mentions obligatoires

En plus de la dématérialisation des factures, la réforme impose aux entreprises de faire figurer de nouvelles mentions sur celles-ci :

• Le numéro SIREN ou SIRET du client.
• L'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client.
• La catégorie de l’opération à l’origine de la facture : livraison de biens, prestations de services ou un mixte des deux. 
• Le régime du paiement de la TVA au débit, lorsque le prestataire à choisi cette option.

La transmission des données de transaction (e-reporting)

L’obligation de dématérialisation s’accompagne d’une obligation de transmission des données relatives à l’ensemble de ses opérations impactant la TVA à l’administration fiscale. 

Cette obligation appelée e-reporting concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA qui sont établies en France et porte sur les données de transaction, lorsqu’elles réalisent des opérations avec des clients particuliers (opérations business to consumer, BtoC) ou avec des opérateurs étrangers (entreprises ou particuliers). 

Fonctionnement de la facturation électronique : le modèle organisationnel “en Y”

La facturation électronique est organisée selon un modèle dit “en Y”, prévoyant que les entreprises assujetties doivent choisir entre la Plateforme Publique de Facturation (PPF) et une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour transmettre et recevoir leurs factures électroniques. 

Les acteurs de la dématérialisation

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont  des prestataires de services gérant une plateforme privée permettant d’émettre, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Les OD sont des intermédiaires entre les entreprises d’une part, et le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) d’autre part. 

Acteurs incontournables de la gestion des factures, les OD jouent un rôle crucial dans le processus de dématérialisation des entreprises. 

Si les OD sont habilités par leurs clients à gérer la transmission et la gestion de leurs factures, ils ne sont pas pour autant reconnus comme PDP par l’Administration fiscale. Pour cela, ils doivent se soumettre à une procédure d’homologation. 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les Opérateurs de Dématérialisation ont la possibilité de jouer un rôle plus important encore, en étant homologués en tant que Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). En plus des attributions classiques d’un OD, les PDP jouent le rôle de tiers de confiance entre le fournisseur et son client. Elles assurent le bon déroulement du processus de facturation en contrôlant leur conformité puis en transmettant les données à l’administration fiscale, ce qui recouvre plusieurs opérations :

• Conversion des factures au bon format 
• Contrôle des factures
• Transmission des factures aux clients pour règlement
• Transmission des données de facturation au PFF

Pour être homologués en tant que PDP par l’administration fiscale, ces prestataires doivent faire l’objet d’une procédure d’immatriculation auprès de la DGFIP. 

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) est la plateforme chargée de centraliser toutes les données de facturation. Au centre de tous les échanges de factures des entreprises avec leurs clients et fournisseurs, le PPF est un tiers de confiance dont l’objectif est de simplifier la transmission des informations aux différentes administrations fiscales

Mise en œuvre progressive de la réforme

Compte tenu de l’ampleur de la réforme et des efforts que les entreprises doivent mettre en œuvre pour l’appliquer, son entrée en vigueur a été reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances 2024. 

Pour information, le calendrier initial prévoyait un déploiement en 3 temps à partir du 1er juillet 2024 : 

• En 2024, en réception pour l’ensemble des assujettis, et en transmission pour les grandes entreprises ;
• En 2025, en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• En 2026, en transmission pour les petites et moyennes entreprises (PME) et microentreprises.

Simplifiez vos actions administratives avec C2A

La généralisation de la facture électronique est censée simplifier les obligations des entreprises en matière de déclaration de TVA. Pourtant, la réforme est complexe, surtout pour les entreprises les moins avancées dans leur transformation numérique. Le report de l’entrée en vigueur vous permet de prendre le temps nécessaire pour mettre en place les bons outils et méthodes, et ainsi faire de cette contrainte juridique une opportunité économique. 

La mise en œuvre de la réforme vous invite à instaurer des mécanismes pour émettre et recevoir des factures électroniques. Bien évidemment, choisir un opérateur de dématérialisation ou une plateforme de dématérialisation partenaire est indispensable pour actualiser votre système de facturation. Il est également pertinent de se tourner vers des fournisseurs qui faciliteront vos actions administratives. 

C’est le cas de C2A, qui fonctionne selon un principe de facturation unique : avec la carte C2A, vos dépenses effectuées dans le réseau partenaire sont intégrées dans une facture carburant unique. Cette facture vous est adressée au format électronique afin de faciliter vos démarches de récupération de TVA et taxes gazole. Enfin, C2A vous donne accès à des services additionnels en négociant pour vous les meilleures offres avec ses partenaires.