La carte carburant : des transactions sécurisées

La carte carburant est un moyen simple et pratique de gérer les dépenses en carburant d'une entreprise, tout en apportant un confort quotidien aux salariés. Les entreprises plébiscitent de plus en plus ce moyen de paiement, mais vous faites peut-être partie de ceux qui s'interrogent sur leur sécurisation et qui hésitent à franchir le pas. Quels sont les risques de fraude ? Comment éviter les utilisations abusives ? Ces quelques explications vous permettront d'y voir plus clair... et vous rassureront surement !

Qu'est-ce qu'une carte carburant ?

La carte carburant, appelée également carte essence, est un moyen de paiement que l'entreprise achète à un fournisseur de carburant et qu'elle attribue à un salarié (ou à un véhicule). Elle permet à l'employeur de simplifier et de contrôler la gestion des frais de carburant de ses collaborateurs, dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Quant au salarié, il évite l'avance des frais à la pompe, la contrainte des notes de frais à établir mensuellement, et l'attente parfois longue du remboursement.

Cet allié des conducteurs réguliers peut également prendre la forme d'une carte carburant multi-services, telle que la carte de paiement C2A (Compagnie de l'Arc Atlantique), qui répond aux besoins spécifiques du monde du transport, quelle que soit la taille de la flotte de véhicules. En plus du paiement de l'essence ou du gasoil, cette carte permet de régler d'autres frais liés aux déplacements (péages, parkings, réservations de ferries ou Eurotunnel, lavage...).

Les risques d'abus et de fraudes limités par une sécurisation optimale

L'usage des cartes carburant continue à susciter quelques inquiétudes au sein des entreprises, mais des moyens fiables existent pour prévenir différents types de risques.

Quelles sont les fraudes à la carte essence ?

Le vol des cartes essence transport par un particulier malintentionné ou par un réseau de trafiquants est un acte de plus en plus répandu actuellement en raison de la hausse des prix du carburant. C'est au sein des équipes que l'on observe le plus de falsifications, soit pour compenser la frustration d'un salaire que l'on estime trop faible au regard de son investissement, soit pour s'attribuer quelques avantages annexes, soit tout simplement par erreur. Les abus concernent autant les employés que les cadres, et seraient plus fréquents dans les TPE et PME que dans les grands groupes, d'après une enquête de 2016.

Parmi les tricheries les plus courantes à la carte carburant, on relève l'utilisation de la carte pendant le week-end, les achats personnels, les fausses factures de taxi ou de restaurant, les factures antidatées... et même la collecte de tickets de caisse pour gonfler sa note de frais ! Les sommes sont souvent minimes (de 10 à 50 €), mais leur cumul peut représenter un coût important pour l'entreprise, et altérer définitivement la confiance de l'employeur envers son collaborateur. Une fraude à la note de frais est d'ailleurs considérée comme une faute grave susceptible d'entraîner un licenciement.

Mais il faut savoir, même si l'idée ne nous vient pas spontanément à l'esprit, que l'employeur peut également être à l'origine de la fraude. Ces dérives comptables prennent la forme de remboursements de frais masquant des compléments de salaires ou des primes, et rentrent dans le cadre de la fraude fiscale.

Une politique active de lutte contre les fraudes

Permettre aux entreprises clientes de gagner en sécurité en luttant contre les abus fait partie des objectifs des fournisseurs de cartes, dont C2A. Loin de se limiter à une "chasse à l'arnaque", cette démarche préventive constitue un processus "gagnant-gagnant". Le fait d'attribuer au salarié une carte carburant, une carte carburant multi-services ou une carte professionnelle multi-services permet en effet de lui faciliter la vie lors de ses déplacements, de lui apporter confort et sérénité pour ses trajets et de lui libérer du temps pour se consacrer pleinement à sa mission. En le responsabilisant, cette marque de confiance peut également encourager sa loyauté et son investissement.

Une sécurisation par un code PIN et un paramétrage

Face au constat que la fraude coûte en moyenne 50 € par mois et par salarié, C2A a pour objectif de sécuriser au maximum l'utilisation de ses cartes carburant multi-services, par différents moyens :

Une carte à puce : l'entreprise cliente de C2A bénéficie d'une carte à puce sécurisée par un code PIN personnel, avec blocage systématique après trois échecs de saisie.
Un accès direct en ligne et en temps réel : ce système de cartes nominatives, reliées à une plateforme en ligne, permet à l'entreprise de centraliser les dépenses professionnelles de ses employés, et d'avoir un regard en temps réel sur leurs transactions et leurs dépenses.
Un paramétrage de la carte : le gestionnaire de la flotte de véhicules peut paramétrer l'utilisation de la carte carburant avec l’aide du service client C2A, afin de limiter son usage en fonction de ses besoins. Ainsi, il est possible d'encadrer le périmètre d'utilisation (zone géographique), le plafond des dépenses (avec déplafonnement possible pour des paiements exceptionnels), les jours et heures de circulation, ainsi que le type de services (carburant, péage, lavage...). Si les conditions ne sont pas respectées, la transaction est refusée.

Un service client 24h/7j, une assurance et un espace dédié

Un service client multilingue 24 h/24 et 7 jours/7 : une équipe locale dédiée est joignable par téléphone dans 9 pays (+33 5 59 85 29 00). Le service client, qui dispose également d'une ligne de téléphone et d’une adresse mail, permet notamment de faire une opposition définitive sur une carte, de débloquer une dépense de restauration, , une amende ou une autre dépense non prévue dans les conditions d'utilisation.
Une assurance : la carte nominative C2A inclut une assurance qui prévoit une assistance médicale et rapatriement pour tous les déplacements professionnels hors de son pays d’origine, ainsi qu'une garantie contre l'utilisation frauduleuse de la carte.
L'espace client MyC2 : pour bloquer la carte carburant C2A suite à une perte ou un vol, il est possible de faire opposition en se connectant à son espace client MyC2.