Que choisir entre la carte carburant et les indemnités kilométriques ?

Dans le cadre de leur activité professionnelle, certains salariés peuvent être amenés à utiliser leur propre véhicule personnel. Si tel est votre cas, pour régler les frais liés à ces déplacements professionnels, deux solutions sont envisageables : opter pour une carte carburant ou choisir les indemnités kilométriques. 

C2A met en parallèle les deux options, afin que vous décidiez laquelle est la mieux adaptée à votre situation sur le double plan, personnel et professionnel.

Carte carburant et véhicule personnel ou indemnités kilométriques : on vous explique tout ! 

Avantages et inconvénients de la carte carburant

La carte carburant est une solution de plus en plus répandue parmi les entreprises pour gérer les frais liés à l’usage de véhicules professionnels. Conçue pour simplifier la gestion des dépenses en carburant, cette carte s’avère pratique pour les professionnels qui réalisent des déplacements fréquents. Toutefois, elle présente aussi des limites qu’il convient d’examiner.

Avantages de la carte carburant

Outre son utilité première qui est de régler les dépenses de carburants, la carte éponyme s’avère avantageuse à plus d’un titre.

À commencer par la gestion simplifiée des dépenses. Grâce à ce moyen de paiement, vous pouvez centraliser toutes les transactions effectuées lors de l'achat de carburant. Ainsi, vous disposez d’une vision claire et précise en temps réel de l’ensemble des transactions effectuées. De fait, la gestion des notes de frais est considérablement allégée, car il n'est plus nécessaire de conserver tous les justificatifs individuels des achats de carburant.

Par ailleurs, vous pouvez profiter de remises sur le carburant, offertes par les réseaux de stations partenaires, réduisant ainsi les frais liés aux déplacements professionnels. Avec la carte multiservices et multiénergies C2A par exemple, la réduction est de 12 %, bien appréciable lorsque les dépenses en la matière sont importantes. 

La centralisation des factures permet aussi de faciliter le processus de récupération de la TVA. Cela s'applique particulièrement aux entreprises dans l'Union européenne, où le numéro de TVA et le numéro d’identification du véhicule sont nécessaires pour suivre et déduire les frais éligibles.

Et ce n’est pas fini ! La carte multiservices et multiénergies offre également la possibilité de contrôler les achats. Très aisément, vous avez la possibilité, par exemple, de limiter les dépenses à certains types de carburant ou à certaines zones géographiques. Un excellent moyen pour éviter les abus ou les usages personnels non autorisés.

Enfin, la carte carburant peut aussi être une carte multiservices, comme l’est la carte C2A. Multiservices signifie que vous pouvez l’utiliser pour payer diverses autres prestations lors des déplacements professionnels :

• les frais de parking avec réservation dans des lieux sécurisés ;
• les frais de recharge électrique ;
• les frais de carburant multiénergies ;
• les frais de carburant multiénergies ;
• les frais de péage ;
• les frais de ferry ;
• les frais de lavage ou d’entretien ;
• les frais d’hébergement, de restauration…
  
  
  
  
  

  En résumé, la carte carburant est le sésame idéal pour faciliter la gestion des déplacements professionnels.

Inconvénients de la carte carburant

Si inconvénients il y a, ils sont plus liés à une carte carburant spécifique. C’est par exemple le cas de cartes de pétroliers qui limitent l’acceptation dans certaines stations-service. Ces cartes de paiement ne sont valables que dans des réseaux spécifiques, ce qui peut poser un problème si les stations proches de vos lieux de déplacement ne font pas partie de ce réseau. Précisons, à ce sujet, que la carte C2A est aussi une carte multienseignes. C’est-à-dire, que vous pouvez vous en servir pour payer les frais de carburants dans la totalité des stations service européennes. Vu qu’il y en a plus de 90 000, impossible de tomber en panne !

Un autre inconvénient théorique est le risque de fraude ou d’abus. On dit théorique, parce que là encore, des solutions existent pour y remédier. Par exemple, l’activation de contrôles automatiques en temps réel sur les dépenses. Par ailleurs, certains émetteurs appliquent des frais supplémentaires, tels que des frais de gestion ou des limites de transaction, qui peuvent s’accumuler et alourdir les coûts pour l’entreprise.

Enfin, bien que la carte carburant simplifie le processus de paiement et de gestion des notes de frais, elle peut être perçue comme une solution complexe pour les petites entreprises qui ne disposent pas de flottes automobiles importantes.

Avantages et inconvénients des indemnités kilométriques

Qu’en est-il de la solution alternative des indemnités kilométriques pour rembourser les frais de déplacement des employés. Cette méthode offre de la flexibilité, mais comporte également des inconvénients, notamment en matière de gestion administrative.

Avantages des indemnités kilométriques

Le dispositif des indemnités kilométriques permet aux salariés ou aux dirigeants d’utiliser leur propre véhicule personnel pour les déplacements professionnels. Point n’est besoin d’imposer la moindre restriction. Le système est simple à comprendre : le remboursement se base sur un barème établi par l'administration fiscale, en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule.

Cette solution est aussi avantageuse sur le plan administratif, particulièrement pour les petites entreprises qui n’ont pas de flotte de véhicules de fonction. Les indemnités permettent de couvrir les frais fixes liés à l’usage du véhicule, tels que l’entretien ou l’assurance, en plus des frais d’essence.

Par ailleurs, pour les déplacements fréquents, les indemnités kilométriques sont exonérées d’impôt sur le revenu, ce qui allège le fardeau fiscal pour les salariés et dirigeants concernés. Enfin, ces indemnités permettent d’éviter la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS), car le véhicule utilisé n’appartient pas à l’entreprise.

Inconvénients des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques ne sont pas exemptes de défis. La gestion administrative peut rapidement devenir complexe, parce que chaque déplacement doit être justifié par des notes de frais précises. Cette gestion peut s'avérer fastidieuse, en particulier pour les professionnels ayant des déplacements fréquents, et peut même entraîner des sanctions disciplinaires en cas d’erreurs ou de fraudes dans la gestion des notes.

Par ailleurs, les indemnités kilométriques ne couvrent pas tous les frais, notamment ceux liés au stationnement ou aux péages. Il peut également arriver que le remboursement ne reflète pas fidèlement les coûts réels engagés, surtout pour les véhicules usagés ou nécessitant des réparations coûteuses.

Enfin, une entreprise réalisant de nombreux déplacements au-delà de 15 000 km pourrait trouver les indemnités kilométriques moins avantageuses, car elles deviennent rapidement coûteuses.

Comparaison et recommandations

En comparant les deux options, il apparaît que la carte carburant convient davantage aux entreprises ayant une flotte automobile ou un volume élevé de déplacements professionnels. Elle simplifie la gestion des dépenses et permet un contrôle strict des achats, tout en offrant des avantages fiscaux grâce à la récupération de la TVA. À l'inverse, les indemnités kilométriques sont plus adaptées aux petites entreprises ou aux professionnels indépendants utilisant leur propre véhicule, plutôt à la recherche de flexibilité.

Vous voulez en savoir plus ? N’hésitez pas à contacter C2A pour obtenir des conseils adaptés à vos besoins et optimiser la gestion de vos frais de déplacement.