Votre entreprise se développe ? Vous êtes amenés à faire des dépenses à l’étranger pour les besoins de votre entreprise ? Bonne nouvelle : sachez que vous êtes en droit, sous certaines conditions, de récupérer la TVA sur les dépenses professionnelles occasionnées à l’international. La démarche peut s’avérer rentable.
La TVA à l’international : des montants en hausse constante
En effet, dans certains pays d’Europe, la TVA peut représenter jusqu’à 27% du montant réglé ! La moyenne européenne est aujourd’hui de 21% (la TVA ne cesse d’augmenter dans les pays européens). En tête, la Hongrie avec un taux de TVA normal de 27%. La TVA la moins élevée est au Luxembourg avec 17%. C’est donc une bonne opération que de récupérer la TVA. Mais attention, chaque pays a ses règles de récupération variables. Ce qui est récupérable dans un pays ne l’est pas nécessairement dans un autre. Par exemple on peut récupérer la TVA sur les locations de véhicule en Allemagne ou au Royaume Uni alors qu’on ne peut pas en France !
Autre exemple : en France, la TVA sur les frais d’hôtel n’est pas déductible pour les salariés mais seulement pour les invités. En Grande-Bretagne, la règle est inversée : la TVA est déductible pour les salariés mais pas pour les invités ; en Allemagne, elle est déductible dans tous les cas. Il faut donc se méfier de ses bonnes vieilles habitudes et se renseigner très précisément. Les règles de la récupération de la TVA sur les dépenses en France ne sont pas les mêmes qu’à l’étranger.
Une fois qu’on connaît ces informations, il s’agit également de remplir les bons formulaires.
Comment fait-on pour récupérer la TVA à l’international ?
Le 1er janvier 2010, une procédure électronique a été mise en place pour les pays de l’Union Européenne. Elle permet aux entreprises de soumettre leurs demandes de remboursement de TVA à l’international sur le portail impots.gouv.fr. Attention, mise à disposition ne signifie pas simplification. L’Administration transmet les demandes de remboursement mais ne les gère pas. La démarche peut s’avérer chronophage, d’autant plus que les taux de TVA, les exigences et les conditions de remboursement varient d’un pays à l’autre. L’administration française relaie ces données auprès des différentes administrations étrangères qui entrent alors directement en relation avec l’entreprise française.
C’est seulement ensuite que la procédure se complique : le pays concerné par le remboursement peut demander au client davantage d’informations sur le dossier. Si vous ne parlez pas la langue, la communication peut s’avérer très difficile…
Il faut également bien codifier la nature des prestations et identifier la case correspondante. Attention au moment des facturations car en cas d’erreur sur la facture (par exemple une facture d’hôtel émise au nom du voyageur et non au nom de l’entreprise), il peut s’avérer difficile de demander rectification.
Quand doit-on faire sa demande de remboursement de TVA à l’international ?
Si vous êtes une entreprise française, vous devez donc faire votre demande aux dates suivantes :
- Avant le 30 juin de l’année suivante dans les pays en dehors de l’UE.
- Avant le 30 septembre de l’année suivante dans les pays de l’UE.
Vous pouvez espérer un remboursement entre 4 et 6 mois (en Europe). Au-delà, le pays de remboursement doit payer des intérêts de retard. Si le pays de remboursement envoie une demande d’informations complémentaires, le délai de traitement peut être étendu à 6 mois. Si alors une 2eme demande d’informations complémentaires est demandée, le délai peut s’étendre à 8 mois maximum. Passé ce délai, l’administration ne peut plus réclamer de précisions et doit prendre sa décision. Pour les pays extérieurs à la zone Europe, le délai est de 6 mois maximum.
Vous l’aurez compris, le dossier de remboursement représente un travail considérable. Il faut avoir les outils informatiques adaptés, connaitre les règles principales et autres directives pour bien préparer la demande : la périodicité, les pièces à joindre au dossier, etc. Il faut savoir lire les décisions et souvent faire des recours car il arrive que l’administration se trompe… et bien sûr si on veut être remboursé rapidement, mieux vaut anticiper pour accélérer le processus.
Si vous voyagez beaucoup dans le cadre de votre business vous avez tout intérêt à missionner un professionnel de la récupération de la TA à l’international.
Dans tous les cas, si vous envoyez des équipes à l’étranger pour développer votre entreprise, pensez à les équiper de cartes de paiement intelligente associées à des systèmes de facturation mensuelle ainsi qu’à un logiciel de gestion intégré.
