Le remboursement des frais de déplacement peut s’avérer complexe à gérer pour les employeurs : entre les nombreuses dispositions légales à respecter et le traitement des justificatifs fournis par les salariés, une gestion administrative bancale peut vous faire perdre du temps et de l’argent.
Mais pour commencer, de quoi parle-t-on ?
Les frais de déplacement représentent l’ensemble des dépenses effectuées par les salariés dans le cadre d'un déplacement professionnel et dans l'intérêt de l'entreprise. Ils ne doivent pas être confondus avec les avantages en nature et les frais d’entreprise.
Dans cet article, nous synthétisons pour vous les règles encadrant le remboursement des frais professionnels :
- les types de frais de déplacement remboursables,
- les obligations de l’employeur et les modalités de remboursement,
- les sanctions en cas de non-respect des règles et les droits du salarié en cas de litige.
Enfin, nous vous présentons les avantages de la carte C2A pour simplifier la gestion du remboursement des frais de déplacement de vos salariés.
Les types de frais de déplacement remboursables
On distingue 2 catégories de frais de déplacement remboursables :
- Les frais de transport
- Les frais de repas et d'hébergement
Les frais de transport
Les frais de transport rassemblent les dépenses engagées par les salariés pour se déplacer, soit avec leur véhicule personnel, soit en utilisant un transport en commun ou en louant un véhicule.
Le cas des trajets domicile-travail
Les trajets domicile-travail sont effectués en dehors du temps de travail et ne constituent pas des déplacements professionnels. Ils font l'objet de dispositions particulières dans le code du travail :
- Transport en commun et vélos de location : lorsque les salariés utilisent les transports en commun ou louent un vélo pour se rendre sur leur lieu de travail, l’employeur a l'obligation de prendre en charge au moins 50% du coût de l'abonnement.
- Véhicule personnel : en revanche, les employeurs n'ont pas l'obligation d'indemniser les salariés qui se rendent sur leur lieu de travail en voiture. Ils peuvent bien entendu le faire s'ils le souhaitent, partiellement ou totalement.
Les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel
Lorsqu'un salarié est amené à utiliser son véhicule personnel dans le cadre d'un déplacement professionnel (en dehors des trajets domicile-travail), plusieurs dépenses ont vocation à être remboursées :
- Les frais de carburant (indemnités kilométriques) : l’employeur est tenu de rembourser les frais avancés par leurs salariés, sous forme de compensation financière. NB : l’employeur doit intégrer les frais engendrés dans ses charges. Seule la carte de paiement C2A permet la réception d'une facture dans le réseau partenaire.
- Les frais de péage : les frais de péage ne sont pas pris en compte dans le barème kilométrique, mais ils peuvent être remboursés au réel sur présentation d'un justificatif par le salarié. Seule la carte de paiement C2A permet le paiement des péages contrairement aux cartes carburant.
- Les frais de stationnement : les salariés peuvent être contraints de se garer sur une place de parking payante, par exemple lorsqu'ils se rendent chez un client. Ces frais sont remboursables à condition de produire un justificatif du montant déboursé et la preuve qu'il n'existait pas de parking gratuit à proximité.
Les frais liés aux transports en commun ou à la location d’un véhicule
Un salarié peut être amené à réaliser des dépenses professionnelles pour se déplacer sans pour autant utiliser son véhicule personnel :
- Les billets d’avion, de train, de ferry… tout autre service partenaire accessible via une plateforme en ligne par exemple
- La location de véhicule
- Les notes de taxi
Les frais de repas et d’hébergement
Les salariés en déplacement peuvent être contraints de prendre leur repas au restaurant, voire de dormir à l’hôtel. Dans ce cas, on distingue les “petits déplacements” et les “grands déplacements” :
- Un “petit déplacement” n’empêche pas le salarié de regagner son domicile la journée même. L’employeur peut décider de rembourser les frais de repas sur présentation des justificatifs (tickets de caisse, facture du restaurant…) ou en lui octroyant une allocation forfaitaire. Dans les deux cas, le montant est plafonné.
- Un “grand déplacement” empêche le salarié de regagner son domicile. Les barèmes fixés pour le remboursement des frais de repas et d’hébergement dépendent du lieu (région parisienne ou province, outre-mer, étranger) et de la durée du déplacement.
Les obligations de l’employeur et les modalités de remboursement des frais de déplacement
Les obligations de l’employeur
Lorsqu’un salarié est amené à réaliser un déplacement professionnel, son employeur doit l’en informer au moins 48 heures à l’avance, voire davantage lorsqu’il s’agit d’un déplacement plus important. Respecter ce délai de prévenance est indispensable pour permettre au salarié d’organiser sa vie personnelle.
L’employeur est tenu de rembourser intégralement les frais professionnels avancés par ses salariés, à moins que le contrat de travail n’en dispose autrement. En effet, il est possible de laisser cette charge aux salariés, moyennant le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance.
Il est à noter que les remboursements effectués, le cas échéant, peuvent être déduits de l’assiette de cotisations de sécurité sociale ainsi que de l’assiette de la CSG et de la CRDS.
Les modalités de remboursement
Deux options s’offrent à l’employeur pour le remboursement des frais professionnels :
- Remboursement au réel : le salarié ayant avancé des frais professionnels est tenu de présenter les justificatifs correspondants. L’employeur rembourse les dépenses réellement effectuées par le salarié.
Pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales, l’employeur doit conserver ces justificatifs et être en mesure de démontrer que les frais remboursés ont été effectués dans l’intérêt de l’entreprise.
- Remboursement sous forme d’allocations forfaitaires : hormis certains frais qui doivent obligatoirement être remboursés au réel, l’employeur a la possibilité de rembourser ses salariés en appliquant des barèmes de l’URSSAF, spécifiques à chaque catégorie de dépenses. Cette modalité est pertinente pour les frais professionnels récurrents (par exemple pour un commercial en déplacement tous les jours).
Ces allocations forfaitaires sont exonérées de cotisations sociales, dans la limite des plafonds d’exonération fixés et revalorisés chaque année. Dans cette hypothèse, l’employeur n’a pas à justifier les frais professionnels avancés par ses salariés.
Les sanctions en cas de non-respect des règles
En cas de non-respect des règles relatives au remboursement des frais professionnels, l’employeur s’expose à une contravention de quatrième classe, en plus du versement de dommages et intérêts au salariés lésé.
Le Code du travail n’impose pas de délai à l’employeur et aux salariés en matière de remboursement des frais. Toutefois, le bon sens prévaut : le salarié est tenu de transmettre sa note de frais dans un “délai raisonnable” (et inférieur à 3 ans). De même, l’employeur est tenu d’effectuer le remboursement dans un “délai raisonnable”. En pratique, l’employeur rembourse les frais en fin de mois, à la date de paiement du salaire.
Par ailleurs, méconnaître les règles de remboursement expose l’entreprise à des sanctions civiles, administratives et pénales, qui peuvent être prononcées par l’URSSAF à la suite d’un contrôle.
Les droits du salarié en cas de litige
Un litige lié au remboursement de frais professionnels peut porter sur le non-respect de la politique des dépenses, l’absence de justificatifs ou encore le non-respect des délais de soumission des notes de frais.
En toute hypothèse, la voie de la négociation est toujours préférable. L’employeur comme les salariés ont tout intérêt à vérifier si les dépenses sont justifiées ou non, et à discuter pour trouver une issue amiable. Malheureusement, il arrive que le dialogue soit rompu et que la seule possibilité soit judiciaire.
Si les parties ne trouvent pas de solution, le salarié peut rompre unilatéralement le contrat de travail, en cherchant à faire reconnaître les torts exclusifs de l’employeur. On distingue la prise d’acte de la rupture du contrat de travail et la résiliation judiciaire, cette dernière reposant sur une décision du conseil des prud’hommes.
Gérer au mieux le remboursement des frais avec C2A
C2A simplifie la gestion des frais de déplacement. Avec la carte C2A, vous bénéficiez de tous les avantages d’une carte carburant et d’une carte bancaire. Cette solution multi-services vous permet de répondre à tous les besoins de vos salariés lors de leurs déplacements professionnels tout en simplifiant la gestion administrative.
De plus, vous bénéficiez d’une facture mensuelle unique sur l’ensemble des dépenses effectuées dans le réseau de partenaires C2A. Adressée au format électronique, cette facture facilite vos démarches de récupération de TVA et des taxes sur le carburant.
Vous bénéficiez d’un espace web en ligne pour consulter et télécharger tous vos fichiers de facturation, en format pdf ou sous excel.
