La TVA étant un impôt sur les transactions commerciales, nous la payons tous, mais seuls les professionnels la récupèrent. L’entreprise collecte de la TVA sur chaque vente ou prestation et elle la paie à tous ses fournisseurs. Mais attention, sa récupération n’est pas automatique ! Petit bilan fiscal pour les étourdis.
Pour mémoire, cet impôt indirect sur la consommation existe depuis 1954. Il existe 4 niveaux de TVA : la TVA normale (20%), la TVA intermédiaire (10%), la TVA réduite (5,5%) et la TVA super réduite (2,1%). Dans le cadre de son activité, une entreprise engage des dépenses qui lui sont facturées avec une TVA. Pour que l’entreprise puisse la récupérer, c’est-à-dire exercer son droit à la déduction, il est nécessaire de respecter plusieurs conditions. Être une entreprise ne permet pas toutes les déductions de TVA, notamment celles liées aux notes de frais.
Les règles de base de la récupération de la TVA sur les notes de frais
Tout d’abord, seules les entreprises assujetties à la TVA peuvent exercer le droit à déduction sur les notes de frais. Bien entendu, l’objet de la dépense doit être affecté exclusivement aux besoins de l’entreprise qui renseigne l’identité et la qualité des participants, quel que soit le montant de la facture (notamment pour justifier les repas pris avec des clients ou des tiers). La facture doit faire apparaître distinctement le montant de la TVA.
Les factures supérieures à 150 € HT doivent comporter l’identification complète du vendeur et du client, une date et un numéro.
Les factures inférieures à 150 € HT n’exigent ni le n° d’identification du vendeur et la référence du Code Général des impôts en cas d’application d’un régime particulier, ni l’identité du client. C’est l’entreprise cliente qui peut l’inscrire elle-même.
Enfin, il est nécessaire que la taxe soit admise en déduction. La récupération de la TVA sur les notes de frais est soumise à plusieurs conditions. Qu’est-ce qui est admissible… et qu’est-ce qui ne l’est pas ?
Une entreprise peut récupérer la TVA sur :
- le péage (il faut mentionner son identification complète sur le ticket de péage sur la partie prévue à cet effet : raison sociale, adresse NIF motif du déplacement, nom du conducteur)
- les parkings (la TVA sur les parkings est aussi déductible à condition qu’elle soit mentionnée sur la facture)
- le carburant (la TVA est récupérable à 100% sur le gazole pour les véhicules utilitaires et à 80% pour les véhicules de tourisme).
- les frais de réception et de représentation (ces factures doivent mentionner l’identité et la qualité des bénéficiaires)
- les frais d’hébergement s’ils concernent les clients
- les repas pris lors de déplacements professionnels (la TVA est alors déductible en totalité même si les participants sont des salariés ou le dirigeant)
Une entreprise ne peut pas récupérer la TVA sur :
- les dépenses de déplacement en avion, en bateau et en train
- les indemnités kilométriques
- Les dépenses de logement et de restauration qui concernent le dirigeant ou les salariés de l’entreprise.
Quand et comment récupérer la TVA sur ses notes de frais ?
La périodicité des déclarations de TVA dépend du régime dont relève l’entreprise.
- Elle est mensuelle pour les entreprises au régime réel normal ou au régime mini-réel. Elle peut aussi être récupérable au trimestre si la TVA due annuellement n’excède pas 4 000 €.
- Elle est annuelle (sur l’année civile ou l’exercice) pour les entreprises au régime réel simplifié.
En cas de non-respect de ces règles, l’entreprise encourt un risque en cas de contrôle fiscal. C’est pourquoi le calcul de la récupération de la TVA sur les notes de frais constitue un travail complexe. Un des nombreux avantages de certaines solutions intégrées, dont la carte C2A, c’est l’émission d’une facture mensuelle pour toutes les dépenses réalisées dans le réseau partenaire, ce qui facilite le travail de la comptabilité et élimine les risques d’erreur.
