Un salarié peut-il refuser d’avancer des frais professionnels ?

Les frais professionnels font partie du quotidien de toute entreprise. Entre frais de déplacements, frais de repas ou encore frais d'hébergement, les dépenses s’additionnent. Lorsqu’elles restent limitées ou sont ponctuelles, les collaborateurs peuvent faire une avance de frais sur leurs propres deniers. Puis, ils demandent à être remboursés sur présentation d’une note de frais.

Le fonctionnement de ce système peut néanmoins être perturbé en cas de refus d’un employé de mettre la main au portefeuille, même temporairement. Mais, un salarié peut-il refuser d'avancer des frais ? Quels sont ses droits et quelles sont les obligations de l’employeur en la matière. C2A vous répond.

Les obligations de l'employeur en matière d'avance de frais

Commençons par faire un tour d’horizon des devoirs de l’entreprise en matière de dépenses professionnelles. Bien que la loi ne précise pas de manière explicite l'obligation pour un employeur d'avancer des frais professionnels, plusieurs conventions collectives imposent aux entreprises de prendre en charge ces dépenses, notamment en cas de déplacement professionnel.
Une obligation légale toutefois claire est que l'employeur doit rembourser intégralement les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de leur mission. Ces frais peuvent inclure les frais de transport, les frais de repas, les frais d'hôtel, ou encore les frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel. Il convient de mettre en place un système de gestion efficace des notes de frais pour respecter les délais de remboursement des frais et assurer une bonne relation de travail.
L'employeur peut aussi fournir des outils afin de faciliter les paiements des dépenses des collaborateurs, tels que des cartes bancaires professionnelles, des cartes de paiement, ou encore des cartes carburant. Ces dispositifs permettent d'éviter que le salarié n'ait à avancer de l'argent de sa propre poche. De plus, ils simplifient la gestion des notes de frais, réduisent les risques d’erreurs ou d’oublis de justificatifs de paiement.

Les droits du salarié concernant l'avance des frais

Passons aux droits du salarié en ce qui concerne la gestion des frais professionnels. Les salariés bénéficient de certains droits en ce qui concerne l'avance des frais professionnels. En général, un salarié peut être amené à avancer des frais pour le compte de son employeur, mais cette pratique doit être encadrée afin de ne pas nuire à sa situation financière. L'employé a le droit d'exiger une avance sur frais lorsqu'il doit effectuer des déplacements professionnels ou engager des dépenses professionnelles importantes. Cela peut prendre la forme d'une avance ponctuelle ou d'une avance permanente, en fonction de la politique interne de l'entreprise.
Dans certaines situations, le salarié peut même refuser d'avancer des frais. Par exemple, si l'employeur ne met pas à disposition les outils nécessaires pour éviter cette avance, comme une carte de paiement ou une solution de gestion des notes de frais en temps réel, le salarié est en droit de décliner la demande. Ce droit peut être renforcé par des conventions collectives qui prévoient des modalités de remboursement plus favorables aux employés. Par ailleurs, l'absence de présentation d'une avance peut être perçue comme une absence d'engagement de l'employeur envers la prise en charge des frais de voyage d'affaires.

Conditions de refus d'avancer des frais

Un salarié a la possibilité de refuser d'avancer des frais professionnels dans plusieurs cas précis. Ce refus est légitime notamment lorsque l'employeur ne respecte pas ses obligations légales ou contractuelles, ou lorsque la convention collective le permet. Parmi les principales raisons de refus, on trouve :

1. Absence de moyen de paiement approprié : si l'employeur n'a pas fourni une carte de paiement ou une carte carburant pour couvrir les frais de déplacement, le salarié peut refuser de financer lui-même ces dépenses.
2. Politique de remboursement non conforme : si l'entreprise tarde à rembourser les frais engagés ou exige une présentation excessive de justificatifs de paiement, le salarié peut invoquer un droit de refus.
3. Problèmes personnels ou professionnels : dans certaines circonstances, comme des soucis médicaux ou familiaux, ou encore des frais professionnels particulièrement élevés, le salarié peut être dans l’incapacité d’avancer ces dépenses.
   
   

Ce droit au refus est cependant limité. L’employé ne peut pas refuser systématiquement d'avancer des frais s’il dispose des outils appropriés fournis par l'employeur, tels que des cartes bancaires professionnelles. Il doit aussi veiller à respecter les politiques internes de l'entreprise en matière de gestion des notes de frais.

Conséquences pour l'employeur et le salarié

Que se passe-t-il si un salarié refuse d'avancer des frais ? Pour l'employeur, ce refus peut poser un problème de continuité dans la réalisation des missions confiées au salarié. Cela pourrait créer des tensions dans la relation de travail et nuire à la performance de l’entreprise.
Du côté du salarié, le refus d'avancer des dépenses professionnelles peut aussi entraîner des conséquences. S'il est jugé abusif ou infondé, cela pourrait être perçu comme un manquement aux obligations professionnelles, et potentiellement constituer une faute. Cependant, si le salarié démontre que l'employeur n'a pas mis en place de moyens adéquats pour couvrir les frais de déplacement, il pourra légitimement refuser sans crainte de sanctions disciplinaires.

Recours en cas de litige

Et en cas de litige, comment résoudre le problème ? Plusieurs recours sont disponibles pour les salariés. En premier lieu, une médiation interne ou un dialogue avec les ressources humaines peut permettre de trouver une solution amiable. Si le problème persiste, il est possible de saisir les représentants du personnel ou le comité d’entreprise pour examiner la situation.
En cas d'échec des solutions internes, le salarié peut faire appel à des juridictions compétentes, comme le conseil des prud'hommes. Il peut aussi s’appuyer sur la convention collective applicable pour faire valoir ses arguments dans la résolution du litige. La jurisprudence en matière de frais professionnels est généralement en faveur des salariés, à condition qu’ils aient respecté les procédures internes de l’entreprise.

Éviter les litiges : pensez à la carte C2A

Afin de minimiser les conflits autour des avances de frais, les entreprises peuvent opter pour des solutions modernes comme la carte C2A. Cette carte, dédiée aux professionnels du transport et aux gestionnaires de flottes de véhicules, permet de centraliser et de simplifier les dépenses liées aux déplacements. Grâce à votre espace client, toutes les transactions sont visibles en temps réel. Ainsi, l'employeur dispose d’une vue d'ensemble sur les dépenses des collaborateurs, ce qui évite les erreurs fréquentes dans le traitement des notes de frais.