La carta carburante è uno strumento essenziale per le aziende che possiedono un parco veicoli, in quanto permette di beneficiare di prezzi agevolati al distributore e di ottenere sconti sul carburante, consentendo inoltre di ottimizzare la gestione del budget a disposizione. Allo stesso tempo, questo strumento consente di migliorare il lavoro dei dipendenti, grazie alla possibilità di pagare le spese di carburante senza doverle anticipare.
Il mercato offre una vasta gamma di carte carburante ed è fondamentale scegliere quella più adatta alle esigenze della propria azienda. Sono 5 i criteri chiave da considerare nella scelta della carta carburante:
- Ampia rete di stazioni di servizio adatta alle proprie esigenze
- Tipologie di carburante disponibili
- Gestione delle spese
- Modalità di pagamento
- La fedeltà è premiata
anche il prezzo (benefici della rete di carburanti e della fedeltà del cliente) ha la sua importanza.
1. Ampia rete di stazioni di servizio adatta alle proprie esigenze
Ogni azienda ha necessità organizzative diverse a seconda dell’area geografica in cui opera, nazionale o internazionale.
Per questo motivo è importante esaminare attentamente la rete di una carta carburante, sia per il numero di stazioni di servizio sia per la loro posizione geografica.
La qualità della carta viene valutata anche in base ad altri criteri, come l'accesso alle corsie per i camion, gli orari di apertura delle stazioni di servizio e la fornitura di servizi accessori, quali:
- Manutenzione del veicolo (cambio olio, pneumatici, lavaggio, liquidi, ecc.)
- Parcheggio
- Acquisto di prodotti o servizi in negozio
- Acquisto di carburanti alternativi come il gas naturale o l'elettricità.
Questi servizi contribuiscono a una maggiore facilità d'uso per i dipendenti e consentono un migliore monitoraggio dei veicoli, che si traduce in un risparmio a medio e lungo termine.
2. Tipologie di carburante disponibili
Oltre all'estensione della rete di stazioni di servizio e ai servizi accessori offerti, è importante considerare anche le tipologie di carburante disponibili. Si tratta di un criterio fondamentale per garantire che gli autisti possano trovare più agevolmente il carburante adatto per i veicoli della propria flotta.
3. Gestione delle spese
Una carta carburante aziendale è un vantaggio innegabile per i dipendenti che ne usufruiscono, ma è anche un bene prezioso per ottimizzare la gestione delle spese relative al carburante dal punto di vista amministrativo. Per scegliere la carta è necessario prestare attenzione agli strumenti di gestione messi a disposizione dal fornitore del servizio. La soluzione ideale è quella di avere un sistema di fatturazione semplificato, una piattaforma web e un'applicazione per smartphone.
Fatturazione unica e vantaggi fiscali
La carta carburante aziendale consente di ricevere un'unica fattura per tutti i veicoli della propria impresa, facendo risparmiare molto tempo ai reparti amministrativi e contabili e migliorando la gestione delle note spese. Inoltre, è importante scegliere una carta carburante che permetta di recuperare facilmente l'IVA e le accise sul carburante.
Piattaforma web per controllare i costi e aumentare la produttività
Il vantaggio principale di uno strumento di gestione online è quello di centralizzare tutte le spese della carta carburante su un'unica piattaforma web. Questa piattaforma dovrebbe semplificare la gestione delle carte e delle spese associate.
Le funzionalità variano da una piattaforma all'altra, ecco le due principali per la tua azienda:
- Settaggio dei parametri della carta carburante: definendo dei massimali giornalieri, settimanali o mensili, oppure bloccando l'uso serale o nel fine settimana, è possibile evitare eventuali abusi e ottenere visibilità sulle spese. Alcune piattaforme consentono di impostare un alert (in caso di superamento di una soglia) o di regolare con precisione determinati utilizzi. Ad esempio, è possibile definire categorie di spesa autorizzate per ogni dipendente (carburante, hotel, parcheggio, pedaggi, ecc.) e per periodi definiti (giorni feriali, fine settimana, ecc.).
- Tracciabilità delle spese: la gestione del budget per le trasferte può essere complessa, poiché l'utilizzo varia molto da un dipendente all'altro o a seconda del periodo dell'anno. Le migliori piattaforme forniscono rapporti dettagliati sui consumi per aiutarvi a capire le abitudini di guida dei vostri dipendenti.
Applicazione per smartphone
Gli strumenti di gestione possono essere utili anche ai dipendenti. Le migliori carte carburante offrono la possibilità di utilizzare un'applicazione per smartphone che consente agli autisti di controllare il saldo disponibile, geolocalizzare la stazione di servizio più vicina, ecc. Queste funzioni consentono agli autisti di gestire le spese in modo efficiente, regolandone l'utilizzo. È anche un modo per migliorare la produttività, riducendo il tempo dedicato alla gestione manuale delle note spese. Il tuo personale può così concentrarsi sulle attività principali.
4. Modalità di pagamento
Quando scegli la carta carburante, è necessario considerare i diversi metodi di pagamento disponibili. Ognuno di essi presenta vantaggi e svantaggi, quindi sta a voi scegliere quello più adatto alla vostra attività:
- Addebito diretto: le spese vengono addebitate automaticamente ogni mese sul conto bancario dell'azienda. Questa opzione è molto pratica: semplifica la gestione delle fatture ed evita ritardi nei pagamenti, ma può causare problemi di liquidità.
- Pagamento tramite anticipo su un conto bancario a cui è collegata la carta: anche questo metodo ha un impatto sul flusso di cassa, ma ha un importante vantaggio: non ci si dovrà più preoccupare di pagare un'ingente fattura di carburante, che viene pagata man mano che arriva.
- Bonifico bancario: è l'opzione con il più alto livello di flessibilità, poiché l'azienda controlla i tempi e l'importo dei pagamenti. Tuttavia, questo metodo può risultare complicato, in quanto comporta la generazione manuale di ogni pagamento ed il suo monitoraggio individuale.
- Pagamento con carta di credito: l'opzione più comune, la carta di pagamento offre un elevato livello di convenienza per i conducenti ed i gestori del parco veicoli. Tuttavia, può anche comportare costi aggiuntivi, come le commissioni di transazione.
In ogni caso, assicurati di aver compreso le condizioni di pagamento offerte dal fornitore, comprese eventuali commissioni e penali.
5. La fedeltà è premiata con ulteriori vantaggi
La carta carburante può offrire vantaggi aggiuntivi sia per la tua azienda che per i dipendenti. Questi vantaggi assumono varie forme con programmi di fidelizzazione e sconti sul carburante, offerte speciali e altro ancora e alla lunga possono fare una differenza significativa sul vostro budget annuale per il carburante. È quindi importante valutarli attentamente in relazione alle esigenze della tua azienda.
Queste sono le caratteristiche che deve avere una carta carburante.
Vuoi scoprire se la carta C2A è in grado di soddisfare le tue esigenze?
Non esitare a contattarci per maggiori informazioni.
