Ricordi l'auto (francese) mal tenuta del tenente Colombo? Quell’uomo usava la sua auto personale per viaggi di lavoro. Devi fornire ai tuoi dipendenti un'auto o dare loro delle indennità chilometriche? Entrambe le opzioni hanno i loro vantaggi e svantaggi. Diamo un'occhiata.
Come funzionano le indennità chilometriche?
Queste indennità operano secondo una scala fornita dalla Pubblica Amministrazione francese * e aggiornata ogni anno che prende in considerazione il numero di cavalli del veicolo e la distanza percorsa per stabilire i tassi di rimborso. Le indennità chilometriche tengono conto di:
- costo di acquisto del veicolo e del suo equipaggiamento
- costo del carburante
- premio assicurativo annuale
- costi di manutenzione.
Le tariffe sono piuttosto interessanti. Per esempio, un commerciale che percorre 2000 km con una 4CV può essere rimborsato di 986 € (calcolo basato sulla scala 2017).
Tutti i costi relativi all'uso del veicolo sono inclusi in queste indennità. Non possono quindi essere pagati dall'azienda in aggiunta all'indennità chilometrica. L’azienda deve comunque pagare i costi aggiuntivi di parcheggio e pedaggi.
Vantaggi e svantaggi
Da parte del datore di lavoro: il pagamento delle indennità chilometriche esonera il datore di lavoro da qualsiasi responsabilità per il veicolo stesso. Questa scelta fa risparmiare all'azienda la tassa sui veicoli aziendali (fino a 4.000 euro all'anno). È importante assicurarsi che queste indennità siano adeguatamente giustificate, poiché i rimborsi spese sono particolarmente controllati dalle autorità fiscali. Infatti, poiché queste somme non sono soggette all'imposta sul reddito, possono costituire un salario supplementare non soggetto a tassazione.
Se il datore di lavoro vuole limitare l'importo delle indennità, può stabilire dei criteri relativi al veicolo (per esempio rimborsare l’importo che spetterebbe a una 4CV e non oltre). Il datore di lavoro può anche valutare i viaggi in termini di ritorno sull'investimento per limitare i viaggi con un basso ROI. Può inquadrare questo intero processo nella sua politica di viaggio.
In termini di immagine, l'azienda dipende dalle scelte dei suoi dipendenti. In alcuni casi, il veicolo personale del dipendente non è adatto al numero o alla natura dei viaggi (non ci sono scene di inseguimento alla Colombo!). Il mezzo impiegato può quindi spesso rompersi e, per motivi tecnici, alterare il progresso dell'azienda.
Da parte del dipendente: come abbiamo già sottolineato, queste indennità costituiscono un reddito supplementare che non è soggetto all'imposta sul reddito. Se un commerciale sceglie di comprare un'auto nuova, può, grazie alla logica delle indennità chilometriche (che risultano essere piuttosto sostanziose), pagarla abbastanza rapidamente. D'altra parte, la manutenzione di un'auto che viene guidata molto può essere costosa e diventare un peso. L'impiegato dovrebbe anche considerare di stipulare un'assicurazione professionale per questo uso del suo veicolo.
In alcuni casi, i tuoi dipendenti potrebbero non volere o non essere in grado di prestare il loro veicolo per scopi lavorativi. Potresti non volerlo nemmeno tu perché preferisci controllare l'intero processo scegliendo e mantenendo il veicolo per il tuo business. Se questo è il caso, considera la possibilità di dotare i tuoi dipendenti di una carta che ti permetta di verificare ed elaborare le spese in tempo reale. In questo modo, puoi ottimizzare i viaggi, facilitare la vita dei tuoi dipendenti e gestire tutte le tue spese.
*https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A11433
