De même que les voyages forment la jeunesse, les déplacements facilitent le développement des entreprises. D’ailleurs, 80% des notes de frais concernent les déplacements. Quand on a une politique de croissance, au niveau national ou international, il faut rationaliser sa façon de voyager pour éviter de se poser indéfiniment les mêmes questions : que rembourse-t-on et jusqu’à quel montant ? Mais au fait, quels sont les critères d’une bonne politique déplacements pour une entreprise ?
La maîtrise des coûts directs et indirects
La politique déplacement (ou politique voyage) est une sorte de règlement intérieur qui encadre les déplacements des membres de l’entreprise. Deux critères principaux président à une bonne politique déplacement : la rationalisation des coûts et le confort du salarié (moins de fatigue, plus d’efficacité).
Quelques exemples de rationalisation.
- Prix plafonds relatif aux différentes destinations
- Choix stratégique des moyens de transport (ex : quand c’est possible, préférer le train à la voiture pour que le salarié puisse travailler en voyageant… et être moins fatigué)
- Niveau de confort (ex : une classe business pour un voyage supérieur à 7h, attribution d’une carte prépayée…)
- Mode de réservation (online ou via une agence partenaire)
- Choix de prestataires nouveaux (économie collaborative de type Uber ou Airbnb déjà très prisée en Europe du Nord)
- Délai de traitement et étapes de validation
- Exigence d’anticipation
- Suivi des dépenses et ajustement de la politique déplacement (coût de la vie locale, adaptation aux nouveaux marchés…)
Et le ROI dans tout ça ?
Il est aussi important de définir des critères pour mesurer le retour sur investissement. Les indicateurs utilisés par les entreprises sont très différents d’une industrie à l’autre. L’entreprise doit analyser ses frais de déplacements pour améliorer constamment sa politique. Il s’agit de consolider les voyages utiles et d’éviter ceux qui ne s’avèrent pas rentables. Dans tous les cas, mieux vaut fixer un nombre limité de règles et s’y tenir car un (trop) grand nombre de règles s’avère chronophage, ce qui engendre… des coûts indirects.
Pour rationaliser le processus, il faut impliquer tous les intervenants de la chaîne : salarié, comptabilité ou contrôle de gestion, service achats (s’il y a négociation avec les compagnies aériennes ou les chaines hôtelière, par exemple) et ressources humaines. Pour fluidifier tout le parcours du voyageur d’affaire, on peut aussi employer un système de carte qui a de multiples avantages dans le cadre d’une politique déplacement.
Vers toujours plus de simplification
Avec la carte C2A, les salariés en déplacement ne font plus l’avance de frais (ce qui évite les erreurs, la fraude aux notes de frais, les pertes de temps et le stress). Bien entendu, la carte est paramétrée pour que le seuil défini en amont ne soit pas dépassé. Cette carte intelligente permet aussi d’intégrer le contrôle et le suivi des dépenses multiples (restaurants, taxis, etc.) générées durant un déplacement professionnel via la plateforme électronique et en temps réel. Par ailleurs, une facture mensuelle est émise, ce qui facilite le travail de la comptabilité. Grâce à ce système complet, tous les acteurs de la chaîne sont sécurisés, jusqu’au directeur financier qui peut mieux maîtriser son budget déplacement.
