Vous souvenez-vous de la voiture (française) mal entretenue du lieutenant Colombo ? Voilà un homme qui utilisait sa voiture personnelle dans le cadre de ses déplacements professionnels. Faut-il fournir un véhicule à ses employés ou leur donner des indemnités kilométriques ? Les deux options ont leurs avantages et leurs inconvénients. Faisons le point.
Les indemnités kilométriques, comment ça marche ?
Ces indemnités fonctionnent selon un barème fourni par l’Administration* et remis à jour chaque année. Il prend en compte le nombre de chevaux du véhicule et la distance parcourue pour établir les taux de remboursement. Les indemnités kilométriques prennent en compte :
- le coût d’achat du véhicule et de ses équipements
- les frais de carburant
- la prime d’assurance annuelle
- les frais d’entretien.
Les taux sont assez intéressants. Par exemple, un commercial qui parcourt 2000 km avec une 4CV peut se voir rembourser 986 € (calcul basé sur le barème 2O17).
Tous les frais liés à l’usage du véhicule sont inclus dans ces indemnités. Ils ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques. Par contre, l’entreprise doit prendre en charge les frais additionnels que sont les frais de stationnement et les frais de péage.
Avantages et inconvénients
Côté employeur : verser des indemnités kilométriques l’exonère de toute responsabilité vis-à-vis du véhicule lui-même. Ce choix évite à l’entreprise de payer la taxe sur les véhicules de société (jusqu’à 4 000 € par an). Attention, il faut veiller à bien justifier ces indemnités car les remboursements de frais sont tout particulièrement supervisés par l’Administration fiscale. En effet, ces sommes n’étant pas soumises à l’impôt sur le revenu, elles peuvent constituer un complément de salaire non soumis à la fiscalité.
S’il veut limiter le montant des indemnités, l’employeur peut établir certains critères liés au véhicule (par exemple rembourser sur la base d’une 4CV et pas au-delà). Il peut aussi faire une évaluation des déplacements en fonction de leur retour sur investissement afin de limiter les voyages à faible ROI. Il peut cadrer l’ensemble de ce processus dans sa politique déplacements.
En termes d’image, l’entreprise est dépendante des choix de ses employés. Dans certains cas, le véhicule personnel du collaborateur n’est simplement pas adapté au nombre ou à la nature des déplacements (il n’y a aucune scène de poursuite dans Colombo !). Le salarié mal véhiculé peut alors se retrouver souvent en panne et altérer, pour raisons techniques, les avancées de l’entreprise.
Côté employé : comme nous l’avons déjà souligné, ces indemnités constituent un revenu supplémentaire non soumis à l’impôt sur le revenu. Si un commercial fait le choix d’acheter une voiture neuve, il peut, grâce à la logique des indemnités kilométriques (qui se révèlent assez conséquentes), la rembourser assez rapidement. En revanche, l’entretien d’une voiture qui roule beaucoup peut s’avérer coûteux et devenir pénalisant. Attention, le salarié doit aussi penser à souscrire une assurance professionnelle pour cet usage de son véhicule.
Dans certains cas, vos employés ne souhaitent pas ou ne peuvent pas prêter leur véhicule aux besoins d’entreprise. Il se peut que vous ne le souhaitiez pas non plus car vous préférez maîtriser l’ensemble du processus en choisissant et en entretenant le véhicule mis à disposition de votre business. Si c’est le cas, pensez aussi à équiper vos salariés mobiles d’une carte intelligente qui vous permette de tracer et de traiter les frais en temps réel. Ainsi, vous optimisez vos déplacements, vous facilitez la vie de vos employés ainsi que toute la gestion des notes de frais.
*https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A11433
